Pierwszy kontakt z klientem jest ważnym elementem budowania wizerunku twojej osoby i firmy, którą reprezentujesz. Dlatego tak ważne jest wrażenie, jakie odniesie klient już na samym początku spotkania. Niżej kilka zasad, których radzimy przestrzegać.

Przede wszystkim wstań na widok gościa. To przejaw szacunku do niego, ale także zrównanie poziomów interakcji – stajesz z rozmówcą oko w oko. Wstając dajesz mu też do zrozumienia, że jest dla ciebie osobą ważną.

Właściciel firmy Walewski, która oferuje swoim klientom elementy małej architektury miejskiej, jak ławki uliczne i kosze na śmieci w sklepie lawkisklep.pl dodaje, że równocześnie ze zmianą pozycji ciała nie należy zapomnieć o uśmiechu. Przyjazny wyraz twarzy i szczery uśmiech ukazują twoje nastawienie do gościa i czekającej was rozmowy. Wysyłasz w ten sposób sygnał, że jesteś pozytywnie nastawiony do sprawy, która sprowadza klienta do twojego biura.

Ważnym przejawem zainteresowania drugą osobą jest utrzymanie kontaktu wzrokowego.

– Nie uciekaj ze wzrokiem, bo świadczy to o niepewności lub ukrytych intencjach, nie przechodź też w skrajność, gdyż zbytnie wpatrywanie się wywołać może zaniepokojenie i skrepowanie rozmówcy – radzi specjalista SEO/SEM z firmy netiseo.pl, zajmującej się skutecznym promowaniem i pozycjonowaniem stron. –

Jak we wszystkim należy tu postępować zgodnie z zasadą trzymania się złotego środka. Przedstaw się, podaj nazwę reprezentowanej przez siebie firmy oraz poinformuj o pełnionej przez siebie funkcji.

Wyciągnij na przywitanie dłoń. Osoba, która pierwsza to zrobi sprawia zwykle wrażenie pewnej siebie i rozluźnionej. Uścisk powinien być krótki, niezbyt mocny, ale też nie nadmiernie delikatny. W sytuacji biznesowej płeć nie ma znaczenia – gest ten wobec wszystkich powinien być taki sam.

Jeżeli reprezentujesz grupę osób postaraj się sprawnie je przedstawić. Zacznij od najważniejszej wśród gości osoby i przedstawiaj swoich towarzyszy imieniem i nazwiskiem. Przy okazji w kilku słowach określ ich funkcje w firmie i zakres kompetencji.

Przedstawiciel dystrybutora diamentów, właściciela sklepu sklep.sundiamore.pl, w którym można nabyć wysokiej jakości biżuterię opartą na oryginalnych, autorskich projektach dodaje:

– Staraj się zapamiętać imiona i nazwiska przedstawianych ci osób. Używaj ich w trakcie rozmowy, twoi rozmówcy odbiorą to jako przejaw zainteresowania ich osobą przez co poczują się ważni i szanowani. –

Nie mów do nikogo po imieniu, dopóki nie padnie taka propozycja. Nie każdy lubi, żeby zwracać się do niego nieformalnie od razu przy pierwszym spotkaniu. Nie chodzi tu tylko o zwracanie się na „ty”, ale również o półformalną formę „Panie Andrzeju, Pani Aniu”. Tu musisz polegać na swoim wyczuciu i pamiętać, że lepiej jest być bardziej oficjalnym, niż ryzykować urażenie klienta, szczególnie jeśli ten jest starszej daty.

Właściciel firmy Pako prowadzącej w sklepie na stronie pakowyroba.pl sprzedaż opakowań z folii i kartonu z możliwością nadruku wg. projektu klienta, przypomina o ważnej sprawie: przed spotkaniem należy wyciszyć telefon. Jeżeli czekasz na pilną wiadomość powinieneś gościa uprzedzić jeszcze na początku rozmowy. W innym przypadku reagowanie na dzwonek i sprawdzanie telefonu co chwilę, będzie oznaką braku szacunku.

W trakcie rozmowy raczej unikaj prywatnych tematów, mimo że na pewno ocieplają wizerunek rozmówcy – ostrzega przedstawiciel firmy Stern Service, zajmującej się skupem i sprzedażą rusztowań i szalunków oraz prowadzącej sklep sternservice.pl z rusztowaniami Aluberg. – Pamiętaj o tym, że dyskrecja i wstrzemięźliwość w tym zakresie odbierane są jako przejaw odpowiedzialności i poważnego podejścia do życia. –

Pierwsze wrażenie wywołuje się tylko raz. Postaraj się wypaść jak najlepiej, gdyż nie będziesz miał drugiej szansy, aby naprawić popełnione błędy.