Polityka dotycząca sygnalistów

Wstęp

Niniejsza Polityka dotycząca sygnalistów, zwana dalej Polityką została przyjęta przez Wydawnictwo GM sp. z o.o., zwane dalej Wydawnictwem w związku z wydawaniem:

  • lokalnej gazety “Co Tydzień” w Jaworznie,

  • lokalnej gazety “Co Tydzień” w Mysłowicach,

  • Jaworznickiego Portalu Społecznościowego www.jaw.pl,

  • Mysłowickiego Portalu Społecznościowego www.mysnet.pl

oraz

  • z nadawaniem telewizji dlaCiebie.tv,

zwane dalej Mediami.

Niniejsza Polityka została wprowadzona w trybie zarządzenia prezesa zarządu spółki i stanowi obowiązujący akt wewnętrzny Wydawnictwa. Niniejsza Polityka nie wyłącza zastosowania postanowień Regulaminu Pracy i Regulaminu Organizacyjnego Spółki, które regulują standardy etyczne postępowania pracowników Wydawnictwa. Akty te wzajemnie się uzupełniają.

I. Postanowienia ogólne

§ 1. Zakres zastosowania

1. Niniejsza Polityka znajduje zastosowanie do wszelkich spraw związanych z przygotowaniem publikacji, samym publikowaniem materiałów oraz skutkami publikacji wszelkich materiałów w Mediach Wydawnictwa.

2. Do stosowania niniejszej Polityki zobowiązuje się wszystkich pracowników i współpracowników Wydawnictwa, jak i jego przedstawicieli (rozumianych jako osoby fizyczne, osoby prawne lub jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej działające w imieniu Wydawnictwa).

3. Zasady i standardy postępowania określone w niniejszej Polityce powinny być stosowane również przez i wobec zaangażowanych przez Wydawnictwo podwykonawców. W tym celu zobowiązuje się dyrektora Wydawnictwa oraz redaktorów naczelnych Mediów do wprowadzania do umów z podwykonawcami stosownych klauzul:

– zobowiązujących podwykonawców do stosowania zasad określonych w niniejszej Polityce;

– zobowiązujących podwykonawców do dostarczania, na każde pisemne żądanie Wydawnictwa, pisemnych oświadczeń, że realizowane przez nich prace podwykonawcze nie mają związku z żądaniem, wymaganiem ani przyjmowaniem żadnych podarków, przysług, atrakcyjnych ofert ani innych przedmiotów lub zachowań noszących znamiona łapówki lub przekupstwa;

– informujących podwykonawców o standardach postępowania wobec osób zgłaszających nadużycia w związku z realizacją zamówienia;

– zobowiązujących podwykonawców, będących osobami prawnymi do przyjęcia własnych, wewnętrznych zasad ochrony Sygnalistów, które będą tożsame z niniejszą Polityką, przy czym wymóg ich przyjęcia powinien wynikać wprost z umowy podwykonawczej zawartej pomiędzy podwykonawcą a Wydawnictwem.

II. Zasady etycznego zarządzania

§ 2. Katalog zasad

1. Wydawnictwo zapewnia w swoich Mediach utrzymanie wysokich standardów prawnych, etycznych i moralnych, przestrzeganie zasad prawości, obiektywności, równości, odpowiedzialności i uczciwości oraz przeciwdziałania zachowaniom nieetycznym skierowanym przeciwko Sygnalistom.

2. W powyższym celu każdego z adresatów niniejszej Polityki zobowiązuje się do przestrzegania w ramach działań zawodowych następujących zasad:

– przestrzegania zakazu żądania, wymagania lub przyjmowania w związku z realizacją działań zawodowych jakichkolwiek podarunków, przysług, atrakcyjnych ofert lub innych przedmiotów lub zachowań noszących znamiona łapówki lub przekupstwa;

– powstrzymania się od zawierania nieformalnych, niejawnych umów z przedstawicielami innych podmiotów biorących udział w tworzeniu publikacji w Mediach Wydawnictwa;

– powstrzymania się od przyjmowania i oferowania jakichkolwiek korzyści majątkowych i osobistych uczestnikom procesu publikacji, organom kontroli, nadzoru oraz innym podmiotom zaangażowanym w publikację;

– powstrzymania się od budowania przewagi konkurencyjnej przy pomocy informacji lub zasobów, których wykorzystanie wymagałoby wejścia w ich posiadanie w sposób niezgodny z prawem;

– zapobiegania sytuacjom konfliktu interesów, polegającego na angażowaniu się w sposób niezgodny z prawem w przygotowanie publikacji w Mediach;

– udzielaniu w najlepszej wierze rzetelnych informacji na temat opublikowanych w Mediach materiałów, ze szczególnym naciskiem na zapewnienie ochrony Sygnalistów.

III. Ochrona sygnalistów

§ 3. Cel Polityki

Standardy postępowania wobec osób zgłaszających nadużycia, zwanych dalej Sygnalistami zostały przyjęte w celu ich ochrony, kiedy podejmują działania mające na celu dobro lokalnej społeczności, a polegające na zgłaszaniu nieprawidłowości w miastach objętych działaniem Mediów lokalnych Wydawnictwa.

§ 4. Definicje

1. Ilekroć w niniejszej Polityce jest mowa o:

a) Wydawnictwie – rozumie się przez to Wydawnictwo GM sp. z o.o.;

b) pracowniku – rozumie się prze to osobę zatrudnioną w Wydawnictwie, osobę świadczącą usługi na jego rzecz, niezależnie od podstawy prawnej jego działalności w imieniu wnictwa np. umowy zlecenia, umowy o dzieło, stażu lub dowolnej umowy cywilnoprawnej, etc;

c) nadużyciu – rozumie się przez to wszelkie działania bezprawne lub inne działania podejmowane w każdym aspekcie funkcjonowania lokalnej społeczności, w szczególności dotyczące polityki, stosunków społecznych, prowadzenia działalności gospodarczej, sprawozdawczości, naruszające przepisy prawa lub łamiące obowiązujące procedury, których rezultatem może być powstanie szkód lub strat po stronie lokalnej społeczności;

d) sygnaliście – rozumie się przez to osobę dokonującą zgłoszenia nadużycia;

e) doradcy – rozumie się przez to osobę powołaną w Wydawnictwie do przyjmowania informacji o nieprawidłowościach.

§ 5. Ochrona tożsamości Sygnalistów

1. Prezes Wydawnictwa powołuje w trybie zarządzania, osobę lub komórkę organizacyjną odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń o nieprawidłowościach, dalej zwaną doradcą.

2. Doradca podlega bezpośrednio dyrektorowi Wydawnictwa.

3. Zadaniem doradcy jest konsultowanie z dziennikarzami zamiaru podjęcia lub niepodjęcia dziennikarskiego śledztwa i przygotowania lub zaniechania publikacji w Mediach Wydawnictwa. Tożsamość sygnalistów kontaktujących się w tym celu z doradcą, objęta jest ochroną na zasadach określonych w § 5 ust. 5 i 6.

4. Wszelkie informacje na temat sygnalistów zamierzających zgłosić nadużycia lub innych osób będących ofiarami nadużycia, mają charakter poufny. Dostęp do tych informacji ma wyłącznie doradca oraz zarząd Wydawnictwa, ewentualnie inne osoby powołane decyzją zarządu, celem zbadania zgłoszenia.

5. Ochrona tożsamości osób zmierzających zgłosić nadużycia lub sygnalistów oraz innych osób będących ofiarami nadużycia jest zapewniona w szczególności poprzez:

a) wyłączenie z obsługi kancelaryjnej korespondencji adresowanej do doradcy dotyczącej spraw związanych z nieprawidłowościami lub nadużyciami;

b) obieg dokumentów zawierających informacje na temat sygnalisty będzie ograniczony wyłącznie do osób uczestniczących w procesie badania zgłoszenia;

c) zapewnienie bezpieczeństwa linii telefonicznej przypisanej doradcy oraz zapewnienie o poufności rozmów telefonicznych;

d) zapewnienie bezpieczeństwa i poufności poczty elektronicznej przychodzącej na adres doradcy;

e) podpisanie przez doradcę oraz osoby zaangażowanie w postępowanie wyjaśniające związane ze zgłoszonym nadużyciem, zobowiązania o zachowaniu poufności;

f) zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów dotyczących postępowania wyjaśniającego związanego ze zgłoszeniem nadużycia – także po jego zakończeniu oraz ograniczenie dostępu do wymienionych dokumentów wyłącznie osobom upoważnionym – zaangażowanym w ww. postępowanie.

6. W przypadku, gdy zgłoszenie nadużycia nosi znamiona przestępstwa i Wydawca podejmie kroki zmierzające do zawiadomienia o przestępstwie organów ścigania, wówczas informacja o tożsamości sygnalisty zostanie przekazana organom ścigania. W takim przypadku Wydawca zapewni sygnaliście pomoc prawną niezbędną w relacjach z organami ścigania.

7. Wydawca nie będzie podejmował żadnych działań mogących prowadzić ustalenia tożsamości osób dokonujących zgłoszeń anonimowo, z zastrzeżeniem możliwości podjęcia przez Wydawcę próby zachęcenia takich do ujawnienia swojej tożsamości, celem uzyskania szczegółowych informacji na temat zgłoszonego nadużycia.

§ 6. Postępowanie wyjaśniające

1. Doradca przyjmując zgłoszenie o nadużyciu, zobowiązany jest do zainicjowania procesu jego wyjaśnienia, poprzez przekazanie sprawy osobom upoważnionym do tego wewnątrz Wydawnictwa, w szczególności zarządowi lub osobom przez niego upoważnionym do zbadania zgłoszenia.

2. Osoby prowadzące postępowanie wyjaśniające są zobowiązane rozpocząć pracę bezzwłocznie po otrzymaniu informacji o zgłoszeniu nadużycia od doradcy, nie później niż w ciągu 2 tygodni od dnia przekazania tej informacji.

3. Doradca powiadamia sygnalistę o dalszych krokach podejmowanych w związku ze zgłoszeniem nadużycia oraz informuje go o rezultatach przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego.

4. Doradca prowadzi rejestr zgłoszeń o nadużyciach, w sposób gwarantujący ochronę danych osobowych osób zamierzających zgłosić nadużycia lub sygnalistów oraz innych osób będących ofiarami nadużycia.

Rejestr ten zawiera w szczególności informacje o dacie i formie zgłoszeń nadużyć oraz charakterze spraw. Dostęp do rejestru ma wyłącznie doradca, zarząd lub osoby przezeń upoważnione do badania prowadzonych postępowań wyjaśniających oraz organy ścigania w sytuacji, gdy zgłaszane nieprawidłowości noszą znamiona przestępstwa.
Informacje w rejestrze przechowuje się przez 3 lata.

§ 7. Ochrona przeciw działaniom odwetowym wobec sygnalistów

1. W celu zapobiegania potencjalnym działaniom odwetowym wobec sygnalistów, Wydawnictwo od dnia, w którym doradca uzyska wiedzę o nadużyciu, pomoże osobom zmierzającym zgłosić nadużycia lub sygnalistom oraz innym osobom będącym ofiarom nadużycia:

a) uchronić się przed zwolnieniem z pracy z przyczyn nie mających uzasadnienia merytorycznego, wynikającego z obiektywnej oceny aktualnych wyników tych pracowników, ale mających związek ze zgłoszeniem nadużycia;

b) uchronić się przed zmianą stanowiska lub miejsca pracy pracownika, które powodują powstanie gorszych warunków zatrudnienia z przyczyn nie mających uzasadnienia merytorycznego lub nie wynikających z obiektywnej oceny aktualnych wyników pracy tych pracowników, ale mających ze zgłoszeniem nadużycia;

c) uchronić się przed pozorną likwidacją stanowiska pracy czyli taką, której pracodawca dokonuje nie z powodu realnej potrzeby wynikającej z uwarunkowań gospodarczych czy organizacyjnych, ale w związku ze zgłoszeniem nadużycia;

d) uchronić się przed dyskryminacją i mobbingiem, spowodowanymi zgłoszeniem nadużycia.

2. Postanowienia § 7. nie dotyczą osób, które zgłaszają informacje o nadużyciu w złej wierze, tj. dokonają zgłoszenia niebędącego nadużyciem, dopuszczając się bezpodstawnego pomówienia wobec innych osób, organów czy organizacji, dokonują świadomego poświadczenia nieprawdy lub dokonują zgłoszenia nadużycia będąc jednocześnie jego inicjatorem.

IV. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka zostanie przedstawiona wszystkim pracownikom, współpracownikom, podwykonawcom, kontrahentom i dostawcom Wydawnictwa, których z uwagi na zakres jej zastosowania może ona dotyczyć. Zostanie też opublikowana w Mediach prowadzonych przez Wydawnictwo.

2. Przestrzeganie postanowień niniejszej Polityki stanowi obowiązek pracowników Wydawnictwa, a ich naruszenie podlega sankcjom określonym w przepisach Prawa Pracy, Regulaminie Pracy oraz Regulaminie Organizacyjnym Spółki.