Ogromne zasoby dokumentacji mogą utrudnić funkcjonowanie firmy. Nieważne, czy chaos panuje w bieżącej dokumentacji, czy w aktach tworzących archiwum – zawsze negatywnie wpływa on na organizację i realizację procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją. Na szczęście takiej sytuacji można skutecznie przeciwdziałać. Rzetelna archiwizacja dokumentów pozwoli zapanować nad posiadanymi aktami.

Na czym polega archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentów dotyczy właściwie każdego przedsiębiorstwa. To właśnie dzięki archiwum możliwe jest uchronienie dokumentów przed zagubieniem, ewentualnym zniszczeniem, naruszeniem integralności oraz utratą danych w inny sposób. Tego typu procesy można przeprowadzać na różne sposoby. System archiwizacji dokumentów winien być dopasowany do tego, w jaki sposób funkcjonuje firma. Mowa o podziale obowiązków, profilu działalności przedsiębiorstwa oraz tego, jak na co dzień podchodzi ono do zarządzania zasobami, którymi dysponuje. Nadal jednak można wyróżnić pewne działania, które uważane są za standardowe.

Przede wszystkim podczas archiwizacji dokumentów każde akta powinny zostać właściwie opisane i nazwane. Profesjonalni archiwiści stosują ujednolicone procedury dotyczące nazewnictwa, skrótów oraz segregacji akt  przez przyporządkowanie ich do ustalonych wcześniej kategorii. W przypadku obszernej dokumentacji należy wykazać się niemałą cierpliwością i dokładnością, aby każda umowa, faktura, zaświadczenie znalazły się w odpowiednim miejscu archiwum. Tutaj należy wspomnieć o standardowych klasyfikacjach, które nadaje się aktom, podczas przeprowadzania procesu archiwizacji dokumentów;

• Oznaczenie literą „A” dotyczy dokumentacji, której nie można zniszczyć, bo przedstawia sobą wartość archiwalną. Jak łatwo się domyśli, takich akt nie znajdziemy w typowym przedsiębiorstwie. Częściej można się z nimi spotkać z np. starych archiwach bibliotecznych.
• Oznaczenie literą „B” dotyczy dokumentów, które nie mają wartości archiwalnej. Wśród nich wyróżnia się m.in., takie, które należy zniszczyć, gdy ich okres przydatności się skończy oraz dokumentację, którą przed utylizacją należy poddać gruntownej analizie.

Oczywiście wyżej wspomniane oznaczenia są bardzo ogólnikowe. Profesjonalni archiwiści posługują się precyzyjnymi oznaczeniami. To dzięki nim pracownicy firmy, bez specjalistycznego przygotowania, mogą bez trudu wyszukać konkretny dokument.

Dlaczego warto zadbać o rzetelną archiwizację dokumentacji?

• Działanie zgodne z prawem

Prawo, które obowiązuje w naszym kraju, jasno precyzuje, że każda firma ma obowiązek archiwizacji dokumentów. Brak tych działań może się wiązać z nałożeniem grzywny, a w skrajnych przypadkach nawet z wytoczeniem sprawy karnej.

• Szybszy dostęp do dokumentacji

W razie np. konieczności weryfikacji jakichś danych, pracownik będzie mógł sprawnie odszukać dokument, bez konieczności wertowania licznych segregatorów i teczek.

• Bezpieczeństwo w razie ewentualnej kontroli

Z właściwie uporządkowanej dokumentacji będą korzystać nie tylko pracownicy danego przedsiębiorstwa; takie zasoby wykorzystać mogą również instytucje zewnętrzne, a dokładniej urzędy kontrolujące. Archiwizacja dokumentacji pozwala właścicielowi przedsiębiorstwa mieć pełną wiedzę dotyczącą akt, które przechowuje. W efekcie jest on w stanie nie tylko szybko przedstawić wymagane dokumenty, ale też kontrolować, które z nich należy jeszcze przechowywać, a które jak najszybciej zutylizować. To z kolei pozwala mu czuć komfort psychiczny również w przypadku kontroli z zewnątrz.

• Łatwy dostęp do profesjonalnych usług

Obecnie bez trudno można znaleźć profesjonalną firmę, oferującą archiwizację dokumentów. Przedsiębiorstwa takie, jak np. EkoAkta elastycznie podchodzą do oczekiwań klienta, realizując usługę archiwizacji dokumentów oraz innego rodzaju pomoc w zarządzaniu aktami firmowymi. Funkcjonowanie takich wyspecjalizowanych podmiotów sprawia, że coraz mniej firm decyduje się na samodzielne przeprowadzanie tego procesu.