W dawnych gościńcach, zajazdach czy hotelach zarządzanie i biurokracja były oparte o papierowe dokumenty. Hotelarstwo jednak nieustannie się rozwija – dziś wiele rzeczy wygodniej i bezpieczniej zrzucić na barki komputerów.
Co usprawni oprogramowanie hotelowe?
Programy hotelowe są odpowiedzią na potrzeby rynku hotelarskiego (oraz – pośrednio – całej branży HoReCa). Dzięki nim najbardziej żmudne czynności zostają zautomatyzowane, a ich efekty prezentowane w zrozumiałej dla użytkownika formie (unikając w ten sposób kosztownych błędów ludzkich).
Przykładowo, wszelkie raporty z obrotów hotelu w danym przedziale czasu zostaną sporządzone w czasie nieporównywalnie szybszym od ręcznej analizy faktur, paragonów, itp. Grafik dostępności pokojów i usług w takich systemach jest prezentowany w czytelnej dla ludzkich oczu formie, a do tego aktualizowany na bieżąco. Goście będą dzięki niemu sprawniej obsłużeni, a zatem bardziej zadowoleni z pobytu w hotelu czy pensjonacie. Również pracownicy odczują poprawę jakości ich własnej pracy, kiedy będą mogli skupić się na najważniejszym zadaniu: zadowoleniu gości, a nie męczącej biurokracji.
Czym powinno się ono charakteryzować?
Bez wątpienia, w czasach powszechnych płatności bezgotówkowych oraz unijnych dyrektyw, kluczową sprawą są kwestie bezpieczeństwa i ochrony danych. Żaden kierownik ani właściciel hotelu nie chciałby przeczytać, czytając prasę do porannej kawy, że w jego obiekcie doszło do przestępstwa bankowego lub innego wycieku danych. Stąd też program hotelowy powinien być przygotowany pod względem szyfrowania wrażliwych informacji, zgodnego z przepisami przechowywania dokumentów czy odpowiednich uprawnień dla poszczególnych typów użytkowników.
Pośrednio związana z powyższymi sprawami jest kwestia aktualności oprogramowania. Przepisy dot. hotelarstwa czy właśnie ochrony danych osobowych mogą się zawsze zmienić, dlatego producent oprogramowania powinien zapewnić utrzymanie swojego produktu w zgodzie ze stanem prawnym. Prócz tego, często aktualizowany system jest bardziej odporny na poczynania hakerów, co zwiększa bezpieczeństwo klientów.
Dobrze, jeśli wybrany program hotelowy udostępnia możliwość integracji z systemami tak wewnętrznymi (jak terminale POS w hotelowej restauracji), jak i zewnętrznymi (np. do rezerwacji i opłacania pokojów przez internet). Integrację z systemami wewnętrznymi można też rozwiązać w inny sposób – niektóre rozwiązania oferują wyspecjalizowane moduły np. własne terminale POS, ale może to się wiązać z koniecznością przeszkolenia pracowników na nowy software.
Podsumowanie
Ciężko sobie dziś wyobrazić zarządzanie i obsługę hotelu czy pensjonatu bez informatycznych rozwiązań. Ich wybór jest szeroki, więc każdy znajdzie coś odpowiadającego skali swojego przedsięwzięcia. Na informatyzacji zyska każdy – właściciele, kierownictwo, obsługa, a przede wszystkim – goście.
