Mikro, mali czy średniej wielkości przedsiębiorcy potrzebują dobrych narzędzi do pracy, które uproszczą im fakturowanie. Znalezienie właściwego programu, który sprawdzi się w firmie bywa trudne, szczególnie gdy rozpoczynającym własną działalność przedsiębiorcom brakuje informacji o funkcjach, na które powinni zwrócić uwagę. Chcemy przybliżyć większość opcji, które powinny znaleźć się w dobrym oprogramowaniu do fakturowania.
Na jakie funkcje zwrócić uwagę?
Przydatne narzędzie do fakturowania pozwala nie tylko szybko i bezproblemowo wystawiać podstawowe rodzaje faktur i dokumentów. Takie oprogramowanie powinno być wyposażone w niezbędne do pracy moduły, które uproszczą biurowe czynności i zaoszczędzą czas. Program do faktur powinien dawać użytkownikowi możliwość personalizacji i dostosowania wyglądu dokumentów czy wydruków do własnych potrzeb. Korzystający z dobrego oprogramowania może np. dodawać do wystawianych dokumentów własne logo, pieczątkę, rejestry, waluty, definiować różne formy płatności czy kolumny, które chce widzieć w programie. Na komfort pracy wpłynie także możliwość oznaczania klientów, dokumentów czy towarów indywidualnymi kolorami i znacznikami. Przydatny program do wystawiania faktur umożliwia szybie wystawianie dokumentów w cenach netto lub brutto, zawierających różne stawki VAT, bez VAT, z adnotacją „OO”, „ZW”, czy „NP”. Moduł z dokumentami powinien mieć takie dokumenty jak: fakturę VAT i bez VAT, korektę, proformę, fakturę zaliczkową, końcową, eksportową, WDT czy VAT marża. Oprogramowanie powinno być dostosowywane do zmieniających się przepisów prawnych, często aktualizowane o nowe funkcjonalności czy rozbudowywane o dodatkowe moduły. Niektóre firmy mogą potrzebować programu magazynowego. Dobre oprogramowanie fakturujące dla firm posiadających zaplecze magazynowe powinno być również wyposażone w moduł magazynowy. Użytkownik takiego programu powinien w nim bez trudu przygotować podstawowe dokumenty magazynowe, kontrolować magazyn i płatności. Niezastąpione oprogramowanie umożliwi użytkownikowi szybkie wygenerowanie JPK, wysłanie faktur e-mailem, przygotowanie faktur cyklicznych czy seryjny wydruk dokumentów.
Jaki program wybrać?
Decydując się na program do fakturowania należy zwrócić uwagę na wszystkie wymienione funkcje. Niektóre programy są bardziej rozbudowane i posiadają funkcje magazynowe, inne z kolei są ich uproszczoną wersją. W zależności od indywidualnych potrzeb użytkowników warto przetestować oba rozwiązania, by przekonać się które z funkcjonalności będą właściwe dla własnego biznesu. Prosty program do faktur oferuje MEGA-TECH. Firma przygotowała oprogramowanie do faktur w wersji podstawowej, czyli Faktura Small Business i rozbudowanej o magazyn typu Faktura Small Business Handel. Programy te są wyposażone w przytoczone funkcjonalności. Posiadają również inne ciekawe opcje, które dostępne są do darmowego testowania. Oprogramowanie te mają przejrzysty interfejs, dzięki czemu użytkownicy są w stanie szybko fakturować i przyswoić przydatne funkcjonalności. Korzystający z programów mogą liczyć na wsparcie pomocy technicznej. Praca z użyciem wskazanych oprogramowań jest bezpieczna. Dane przechowywane są w eArchiwum, zdalnej kopii bezpieczeństwa, która ochrania je przed potencjalną utratą.
Każdy przedsiębiorca powinien korzystać z narzędzi, które ułatwią jego pracę, pozwolą analizować sprzedaż, zyski czy bieżące płatności. Dobre narzędzie do fakturowania to nie tylko oszczędność czasu, ale i również szybszy rozwój firmy.
