Program do ewidencji i inwentaryzacji środków trwałych to już „must have” każdego polskiego przedsiębiorstwa. Niezależnie od tego czy jest to duża, czy mała firma tego typu usprawnienie sprawi, że zarządzanie majątkiem i inwentaryzacja przebiegną szybko i bezproblemowo.
Bolączką tradycyjnej inwentaryzacji są niedoskonałe metody jej prowadzenia. Do oznaczania składników majątku trwałego wykorzystuje się na ogół flamastry i markery, co – trzeba przyznać – w dobie powszechnej informatyzacji jest dość anachroniczne. Poza tym przy „ręcznej” ewidencji pomija się nieraz niektóre środki trwałe, a także elementy wyposażenia, bądź też stosuje się niewłaściwe określenia na ich oznaczenie. Nie mówiąc już o czasie, który należy temu wszystkiemu poświęcić, a także liczbie osób w to zaangażowanych.
Ewidencja środków trwałych z programem – korzyści
AssetsNinja daje przedsiębiorcom możliwość sprawowania pełnej kontroli nad posiadanym majątkiem poprzez rejestrowanie ewentualnych zniszczeń, zagubień, awarii, wypożyczeń oraz serwisowań.Program ułatwia inwentaryzację i jest przydatny w obliczaniu amortyzacji oraz naliczaniu opłat za korzystanie z nieruchomości, maszyn, samochodów, sprzętu komputerowego oraz dowolnych innych składników majątku. Korzystając z programu ma stały dostęp do historii inwentaryzacji. Ewidencja środków trwałych z użyciem programu jest szybsza nawet o 80%.
Jak przeprowadzić inwentaryzację, gdy nasz majątek jest rozproszony?
Przede wszystkim, powinniśmy zacząć od uporządkowania majątku, gdzie każdy składnik jest przypisany do odpowiedniej ewidencji. Wszystkiemu powinno towarzyszyć odpowiednie nazewnictwo dotyczące danej jednostki, np. centrala, filia itp. Arkusz spisu wraz z podpisami osób uczestniczących w inwentaryzacji może być wydrukowany ze specjalnej drukarki podłączonej przez bluetooth do urządzenia mobilnego. Dzięki temu możemy od razu zdobyć podpisy przedstawicieli jednostki. Jeżeli nie posiadamy ewidencji swoich składników albo mamy ją papierowo, można przeprowadzić tzw. inwentaryzację zerową, gdzie wprowadzamy do urządzenia mobilnego składniki ręcznie, chodząc po pokojach, a zmiany od razu trafiają do systemu.
Jak wszystko inne. Wystarczy zainwestować w dobry program komputerowy do inwentaryzacji środków trwałych. Dużym powodzeniem cieszy się na przykład aplikacja AssetsNinja, która oprócz możliwości udoskonalenia inwentaryzacji pozwala również sprawnie zarządzać majątkiem, ułatwia przygotowywanie dokumentów, nalicza opłaty za użytkowanie np. nieruchomości, maszyn, samochodów czy sprzętu IT.
