Ile czasu niepubliczna szkoła specjalna o uprawnieniach szkoły publicznej powinna przechowywać dokumentację: dzienniki zajęć, dzienniki specjalistów, dziennik zajęć dodatkowych, oceny opisowe dziecka, dokumentację związaną z nadzorem pedagogicznym (arkusze obserwacji, dokumentacja ewaluacji wewnętrznej)?

Odpowiedź:

Dokumentacja przebiegu nauczania powinna być przechowywana przez cały okres funkcjonowania szkoły.

Uzasadnienie:

W pierwszej kolejności należy odnieść się do przepisów ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 217 ze zm.). Zgodnie z art. 5 ust. 1 tej ustawy dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, a także napływająca do nich, jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne, a następnie:

1. dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne jest przekazywana niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum państwowego, o ile organ lub jednostka organizacyjna nie przekazały wcześniej materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
2. dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1 może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, chyba że zgoda ta nie jest wymagana, albo właściwego organu określonego w art. 19; dokumentacja niearchiwalna może być brakowana po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji, oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.

Przepis ten ma zastosowanie do samorządowych jednostek organizacyjnych, czyli samorządowych szkół, nie ma natomiast zastosowania do szkół niesamorządowych. Nie ma więc przepisów wskazujących wprost okresy przechowywania dokumentacji przebiegu nauczania w niepublicznych szkołach, jak również nie ma regulacji nakazujących tworzenie w tych szkołach jednolitych rzeczowych wykazów akt.

Warto tu natomiast odwołać się do regulacji dotyczących postępowania w razie likwidacji szkoły, one bowiem pośrednio wskazują okresy przechowywania dokumentów. W przypadku szkół publicznych prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego zastosowanie ma art. 89 ust. 6 Prawa oświatowego, zgodnie z którym dokumentację zlikwidowanej szkoły publicznej przekazuje się organowi prowadzącemu szkołę, z wyjątkiem dokumentacji przebiegu nauczania, którą przekazuje się organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny, w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia likwidacji.

Dokumentacja przebiegu nauczania musi zostać przekazana kuratorowi z istotnej przyczyny – w razie zagubienia przykładowo świadectwa szkolnego promocyjnego, świadectwa ukończenia szkoły i świadectwa dojrzałości to właśnie kurator oświaty jest właściwy do wydania duplikatu takiego dokumentu, zgodnie z § 22 ust. 9 Ministra Edukacji Narodowej z 26 kwietnia 2018 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych. Duplikat wydaje się na druku według wzoru obowiązującego w dniu wydania oryginału świadectwa, dyplomu lub zaświadczenia.

Istotny jest również art. 172 ust. 5 Prawa oświatowego. Zgodnie z tą regulacją dokumentację przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły przekazuje się organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny, w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia likwidacji. Przepis ten zatem wyraźnie nakazuje przekazanie kuratorowi dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły niepublicznej i w tym wypadku również kurator będzie właściwy do wydania duplikatów świadectw.

Całą dokumentację przebiegu nauczania, a nie tylko przykładowo świadectwa promocyjne, należy przekazać kuratorowi po likwidacji szkoły. To z kolei wskazuje, że nie ma ustalonej daty granicznej przechowywania dokumentów przez szkołę – powinny one być one przechowywane przez cały okres jej funkcjonowania, czyli w praktyce bezterminowo.

Zapamiętaj!

Dokumentację przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły przekazuje się organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny, w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia likwidacji.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018r., poz. 996 ze zm.) – art. 172;
• Ustawa z 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 217 ze zm.) – art. 5;
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 26 kwietnia 2018 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych (Dz. U. z 2018 r., poz. 939 ze zm.) – § 22.

Michał Łyszczarz
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Śląskiego, współautor komentarza do ustawy o systemie oświaty, obecnie pracuje w Wydziale Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego, gdzie zajmuje się nadzorem nad samorządem terytorialnym.
Ekspert Portalu Oświatowego
www.PortalOswiatowy.pl